En nuestras vidas, todos tenemos proyectos de diferentes tipos y los administramos de diferentes maneras. Unos más complicados que otros. Muchos posiblemente son exitosos y con otros no corremos con la misma suerte. Muchas veces nuestros padres y las personas mayores han tenido experiencias y proyectos similares, lecciones aprendidas y nos aconsejan y dan guías para sacarlos adelante.
De la misma forma, sucede con la administración de proyectos de negocio. Aunque lamentablemente no existe una receta de cómo administrar un proyecto paso a paso y garantizar el éxito del mismo, el PMBOK nos muestra una guía formal que “describe normas, métodos, procesos y prácticas establecidos, establecidos por profesionales dedicados a la dirección de proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo”. [1]
Ahora bien, cabe hacernos la siguiente pregunta: ¿qué es la dirección de proyectos? Según el PMBOK “es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuados de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los grupos de procesos.”[2]
La aplicación correcta y adecuada de cada uno de estos procesos y grupos de procesos, es responsabilidad de cada director de proyecto, en donde debe velar por obtener un proyecto exitoso. Sin embargo, esto es una tarea difícil y “no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo de proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso “. [3]
La experiencia con este primer curso de introducción a la administración de proyectos, ha sido de gran provecho. Sin lugar a dudas, los conocimientos adquiridos, serán las bases que deberé fortalecer para ser una administradora de proyecto eficiente y eficaz.
He tenido la experiencia de trabajar para dos empresas dedicas a la consultoría de negocios, por lo tanto he participado como consultora en muchos proyectos, con diferentes directores de proyectos, cada uno con una metodología diferente de trabajo.
En muchas ocasiones, he tenido la experiencia de trabajar con directores de proyectos, que no cuentan con alguna o muchas de las habilidades interpersonales que según el PMBOK, debe tener un director de proyectos: comunicación, liderazgo, motivación, entre otros. Recordando estas experiencias, efectivamente me doy cuenta que los proyectos realizados por estos directores, fueron proyectos complejos, con una cultura organizacional un poco tensa, con consultores desmotivados y demás, que podrían ser factores importantes del fracaso de un proyecto.
Por otro lado, como profesionales que somos, como futuros administradores de proyectos, un aspecto fundamental que debemos tomar en cuenta es regir nuestro desempeño “de una manera ética, para ganar y mantener la confianza de los integrantes del equipo, los colegas, los empleados, los patrones, los clientes y el público”. [4]
Otro aspecto que como administradores de proyecto debemos tener presente, el conocimiento de la dirección de proyectos es una de las características que debe tener el director de proyecto, sin embargo este conocimiento no se deberá confundir con que el conocimiento técnico del proyecto y mucho menos en presumir de tener este conocimiento y tomar decisiones sin estar seguro del tema. Para esto deberá existir un equipo de proyecto experimentado, en el que nos deberemos apoyarnos en caso de ser necesario.
Comparando la guía del PMBOK, con la empresa en donde me encuentro laborando actualmente, y específicamente con mi última experiencia en el proyecto de banca, me parece que falta por madurar muchos temas, documentar las lecciones aprendidas y mejorar para futuros proyectos.
El proyecto que les menciono, ha sido un claro ejemplo de uno no exitoso, del cual gracias a este curso, pude visualizar que muchas de las mejores prácticas expuestas en la guía del PMBOK, no fueron aplicadas, y es posible que de haberlo hecho las cosas hubieran sido diferentes.
Si bien, como lo mencioné anteriormente, mi participación en los proyectos ha sido de consultora, sin embargo el estar de este lado, me permite darme cuenta de los errores cometidos durante la dirección del proyecto, de los cuales espero aprender de ellos y me sirvan de ejemplo y experiencia para cuando me corresponda dirigir un proyecto.
Al inicio del proyecto, se realizó una división de cinco fases: preparación del proyecto, plano empresarial o Business Blueprint, realización, preparación final y entrada en vivo o Go-Live. A pesar de la división del proyecto en fases, uno de los puntos que se debe fortalecer en futuros proyectos son los cinco grupos de procesos y la aplicación de todos los procesos que estos conllevan.
El funcionamiento de estos cinco grupos de proceso, en cada una de las fases hubiera dado un mejor control en cada fase del proyecto. Lamentablemente, en el proyecto, hubieron una serie de cambios que fueron detectados en la fase de realización, lo cual produjo una serie de atrasos y gastos que pudieron haber sido detectados en las primeras etapas, de haberse seguido el flujo de procesos en cada fase: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, cierre.
El proceso de la identificación de los interesados o stakeholders es uno de los puntos que también se debe reforzar. La ausencia de este importante proceso produjo consecuencias gastos inesperados que resultaron en pérdidas al final del proyecto. Uno de los stakeholders más importantes en este proyecto, eran los consultores especialistas en la herramienta de banca.
Lamentablemente, la organización se confió y empezó a buscarlos al empezar el proyecto, logrando encontrar un recurso, dos meses después del arranque del proyecto y aun costo muy elevado, debido a la escasez de estos consultores.
La gestión de riesgos es otro de los puntos importantísimos que debe también se deben reforzar. Muchos de los acontecimientos sucedidos en el proyecto desde un inicio, fueron riesgos no identificados, y cuando se hicieron presentes, no existían planes de contingencia para solventarlos.
La recopilación de los requisitos y la definición del alcance, es uno de los procesos más delicados en un proyecto. Una incorrecta documentación de estos temas, puede ocasionar consecuencias irremediables. Este es otro de los puntos que se deben mejorar en nuestra organización, involucrando las personas necesarias para este levantamiento, tanto del lado del cliente como de nuestra parte, para obtener así un entendido conforme de lo solicitado por la empresa.
Por otro lado, uno de los problemas importantes de la organización, es la elección de los directores de proyectos. Sin lugar a duda, tal como lo indica el PMBOK,”los directores de proyecto eficaces adquieren un equilibrio de habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales que los ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada”. [5]
La influencia de la compañía ha sido también un punto importante que ayudó el fracaso del proyecto. La cultura de la organización ha sido un tipo de barrera para la implementación del sistema, debido a que este proyecto, es un proyecto con un sistema diferente a todos los que habían implementado anteriormente, y la generalización y posiblemente ignorancia, produjo confusión y experimentación que indebida. Para que una empresa tenga buenos PMP, deberá tener una buena PMO, que se encarguen de la dirección centralizada y coordinada de los proyectos, y el apoyo a todos sus PMP.
Considero que con cada proyecto que pasa, siempre es bueno mirar hacia atrás, y tomar las lecciones aprendidas para aplicarlas a los siguientes proyectos. Como futuros directores de proyectos, nos tocará probablemente administrar proyectos diferentes, y de cada uno tendremos algo que aprender, siempre y cuando aplicando las buenas prácticas estudiadas y tratando de dar lo mejor.
[1] Guía del PMBOK 2008, p. 3
[2] Guía del PMBOK 2008, p. 6
[3] Guía del PMBOK 2008, p. 38
[4] Artículo del Lic. Adolfo Zarza Galeano, La ética en la administración de proyectos.
[5] Guía del PMBOK 2008, p. 409
Bibliografia
PMBOK, Quinta Edición, 2008
Video PMP’s o PMO, Lider de proyecto.
Artículo Lic. Adolfo Zarza Galeano, La ética en la administración de proyectos.
